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四大知识管理招式,加速企业内部知识流动与转化

作者:布本知鱼MAx的空间 > 博客 来源:网络 浏览数:1389 发布时间:2019-09-26 15:29:12

知识管理包括创造、共享、整合、记录、存储和更新对公司有利的重要信息。Carla O 'Dell在《如果我们只知道我们所知道的:内部知识和最佳实践的转移》一书中将知识管理定义为在“正确的时间将正确的知识提供给正确的人”。可以说,知识管理就是一种让知识流动起来的非正式学习。

当下,L&D专业人士已经认识到,传统课堂学习只是传授知识和发展技能的一种方式,而促进知识流动和非正式学习将以更及时、更有效的方式极大地影响员工绩效。为此,L&D专业人士提出并正在践行四种知识管理策略,来促进企业内部知识的流动与转化,最终助力员工技能的升级迭代。

 

一.用户生成内容——支持用户优质内容上传和“推广”

 

用户在社区分享相关工作技巧是一种长期存在的知识管理方式,L&D专业人员正在利用当前的新兴技术,使这种分享不仅仅局限于工作中的技巧,还能涵盖员工希望与他人分享的外部内容,比如精彩的TED演讲、发人深省的博客或文章,以及最新的商业书籍。

L&D专业人员已经找到了相关方法,将更丰富、更新鲜的内容整合到员工频繁接触的程序中,他们通过在内部学习社区中融入社会技术,使相关负责人能够对优质的内容进行标记或“推广”。例如,在很多关于有效沟通的TED演讲中,可能只有一个是效果最好的。那么,这个演讲就可以被标记和推广,同时存储到有效沟通的内容库中。

那该如何判定哪些内容属于优质,应该被“推广”到正式的、企业大力推的培训项目中?这就需要清晰的标准和管理规范,这些标准包括所选内容是否与员工角色、技能、业务或行业强相关,是否是对领先实践、正确主题的进一步思考等。

如此一来,就保证了优质内容能最大程度地发挥其价值,而在没有这种筛选模式的情况下共享内容,会使内容很快埋没,并让学习社区成为杂草丛生的花园,很难立刻分辨最好的“花”。

 

二.项目汇报——对项目进行记录和反思

 

描述和反思发生了什么以及为什么发生是知识管理的关键。对于企业来讲,持续性的记录公司的重大项目以及对于项目的思考,是避免企业知识流失的最重要的工作。

一般来讲,企业重大项目进行时以及结束后,项目负责人都会对项目或活动进行汇报和总结,而这种讨论会议最好由人力资源或知识管理部门来主导,并着专人来记录。这样,项目或者活动完毕后,相关的组织经验以及成果教训就可以直接保留沉淀下来。当其他的员工在做类似项目时,可以直接按照模板的步骤来执行,不必重新花时间摸索纠错。

同时,这种记录也能达到一种唤醒记忆的作用,比如一个项目从开始到结束可能需要一年多的时间,那么执行的人很容易忘记发生了什么,更不用说为什么会发生了。因此,在重要的里程碑事件之后进行这种记录,可以确保项目不会因为记忆缺失或模糊而被执行地面目全非。

项目记录的结构可以很简单:

1)   情境:描述背景和业务问题。

2)   解决方案:描述我们做了什么以及如何做。

3)   结果:描述发生了什么,以及我们影响了哪些维度的内容。

4)   教训:描述我们会再做什么以及我们永远不应该再做什么。

通常情况下,汇报是文档或演示文稿,但项目团队分享经验教训的视频可能让人记忆更深刻,所以,此类的汇报记录最好用这种方式。

 

三.内容管理——快速找到需要的知识信息

 

企业员工每天会收到大量的电子邮件、会议通知、文件等各种信息,所以如果培训部门想通过给员工发一些外链内容来辅助其学习几乎是不可能的,因为这些外链大部分都会被员工忽视。

通常,员工有相关学习需求时都会主动访问外部网站,这些网站上的学习内容帮助员工很好地解决了众多共性问题。不过,这种方式却造成了另一种时间的浪费,举例来说,当员工在搜索栏中输入“沟通技巧”时,他们没有时间去筛选不同的门户网站,甚至数百个搜索结果。

目前L&D团队中一个很有价值的角色——学习策展人正在承担的,就是帮助员工在海量网络信息中“筛选”出对自己最有价值、最值得阅读的内容,以实现高效学习。学习策展人帮助员工缩小了开发技能的最佳资源范围,但如果想要为员工问题快速给出相应解决方案,则需要借助一定的工具来实现。

在国外,企业可能会选择Bitrix24myTips等知识管理工具来完成知识内容的筛选与整理,以快速为员工问题寻找最佳解决方案。在国内,企业则可以通过布本知鱼平台来赋能员工,布本知鱼的微知识系统、智能问答等创新方式,能对员工问题快速响应,并将知识材料第一时间呈现给员工,帮助员工通过非正式的、协作共享式的学习,完成知识技能的重塑升级。

 

四.实践社区(COP)——分享最佳实践、课后相互对话

 

实践社区(COP)几十年来一直是知识管理的重要方式,它由一群对同一主题感兴趣的人组成,这个主题可以是要解决的问题,共同关注的话题等等。一般来讲,社区的成功要素包含以下几点:

1)   对与会者有利的明确目的;

2)   按月或按季度举行的固定、可靠的活动;

3)   有制定活动议程和促进活动讨论的推动人;

4)   一名捕捉所讨论的想法和解决方案的抄写员;

5)   一个能存储并共享内容的平台。

一个足够专业的社区对员工发展是很有益的,社区的相关推动者需要轮流承担领导社区的责任,为社区不断输入一些可以引发讨论的新观点、新视角。同时,相关推动者还要积极鼓励成员在社区中分享想法、提出问题、给出解决方案,并对相关项目的成功经验和失败教训进行复盘。所以如果社区是由团队领导主导的,通常会做得更成功,活跃度更高。

此外,社区也可以作为课堂活动的延伸,比如社区成员可以聚集在一起对课堂活动中提出的话题进行扩展和讨论,以持续地分享和相互学习。不过,由于社区的运营维护成本较高,所以社区可以永久存在,也可以是临时所用,这取决于对企业的整体利益。

 

总结

 

用户生成内容、项目汇报、内容管理和实践社区(COP)等知识管理方式加速了企业内部知识的流动与转化,确保员工拥有正确的知识和技能来提高绩效,因而广受L&D专业人士的青睐。相信随着相关学习技术的日趋成熟,这些知识管理方式将被更广泛的应用,并焕发出全新的生命力。